Im Anfang liegt alles - Erfolgreicher Projektstart



Ob ein Projekt erfolgreich sein oder in den «Sand gesteckt» wird, entscheidet sich häufig schon zu Beginn. Viele Projekte werden gestartet, bevor ein paar zentrale Fragen geklärt sind. Dies fällt einem später auf die Füsse. Hier die 10 grössten Stolpersteine und dazu Tipps, wie Sie diese vermeiden. 1. Genaue Auftragsklärung


Bei der Entscheidung für ein neues Projekt haben Projektinitianten und Entscheidungsträger (m/w) oft noch unterschiedliche Vorstellungen, welche Ziele erreicht werden sollen. Gleichzeitig drängt alles zum Projektstart. Wenn jedoch keine Zielklarheit und kein einheitliches Verständnis des Auftrages besteht, sind später teure «Extrarunden» und Diskussionen unumgänglich. Daher holen Sie die Entscheidungsträger an einen Tisch und klären Sie durch konkrete Fragestellungen den Auftrag und die Kernziele. Eine genaue Auftragsklärung vermeidet Umwege. Sie sparen dadurch Zeit und Kosten. 2. Entwicklung & Durchführung können agil sein, aber nicht das Ziel

Unabhängig davon, ob das Projekt im Wasserfall-Vorgehen (Hermes, Prince, etc.) oder agil (Scrum, etc.) abgewickelt wird, der Auftrag und die Hauptziele sollten genau definiert sein. Auch wenn Sie im Projekt agil unterwegs sind, so benötigen Sie zu Beginn trotzdem einen sauber formulierten Projektauftrag mit allen dazugehörigen Elementen. Sonst entwickeln Sie womöglich am Ziel vorbei. 3. Kick off Meeting steht schon fest, trotz kritischer offener Punkte

Manchmal stehen Termine für Kick-Off- Meetings schon fest, trotz unklarer Auftragsstellung. In diesem Falle packen Sie als Projektleiter/in alle kritischen offenen Punkte, die dringend zu klären sind, in das erste Arbeitspaket oder in die ersten Scrum Sprints. Nach dem Kick-Off-Termin bearbeiten Sie zuerst diese Themen und klären mit den entsprechenden Personen die kritischen Fragen. Erst dann machen Sie mit dem eigentlichen Projekt weiter. 4. Vorprojekt oder Vorstudie bei grösseren Vorhaben

Bei sehr grossen Projekten (hohe Investitionen und lange Projektdauer) oder wenn sehr viele Paramater ungeklärt sind, empfiehlt sich eine Vorstudie oder ein Vorprojekt durchzuführen. Die Vorstudie wird bereits als Projekt abgewickelt. Sie erarbeiten dabei die Basis für das anschliessende Projekt. Grundlegende oder strategische Entscheide werden bereits in der Vorstudie mit den Entscheidungsträgern gefällt. Der zusätzliche Aufwand lohnt sich, da anschliessend das eigentliche Projekt schneller und effizienter abgewickelt werden kann. Alle involvierten Stakeholder, inkl. der Projektmitarbeitenden wissen bereits Bescheid und arbeiten besser mit. 5. Auftraggeber-Rolle wird unterschätzt

Erst kürzlich habe ich erlebt, dass für zwei Projekte die Kick Off-Termine schon feststanden, ohne dass ein Auftraggeber (m/w) benannt war. Der Auftraggeber nimmt jedoch eine zentrale Rolle im Projekt ein. Er trägt für das Projekt die Verantwortung; wohingegen der/die Projektleiter/in für die Durchführung zuständig ist. Stellen Sie sicher, dass der Auftraggeber in Ihrem Projekt über genügend Standing im Unternehmen verfügt und sich seiner Rolle bewusst ist. Bei Eskalationen ist sein Einfluss entscheidend. 6. Stakeholder-Management schon zu Beginn


Identifizieren Sie die wichtigsten Entscheidungsträger (m/w), die Ihr Projekt entweder positiv unterstützen oder aber boykottieren und behindern können. Nehmen Sie diese Entscheidungsträger ins Steering-Committee auf und weisen Sie ihnen eine Rolle zu. Involvieren Sie vor allem kritisch eingestellte Beeinflusser (m/w) in Ihr Projekt und geben Sie diesen einen Task. Kritische Stakeholder werden so zu Beteiligten und haben ein grösseres Interesse an der erfolgreichen Abwicklung Ihres Projektes. 7. Ressourcenabsprachen vor dem Start

Häufig werden Projekte gestartet, ohne zuvor abgeklärt zu haben, ob die Schlüssel-Projektmitarbeitenden über Kapazität zur Mitarbeit verfügen. Als Projektleiter/in wollen Sie für Ihr Projekt die besten Fachspezialisten. Doch oft sind diese Mitarbeitenden bereits in anderen Projekten eingeteilt und/oder in operativen Aufgaben stark absorbiert. Diese Mitarbeitenden werden dann womöglich in Ihrem Projekt zum «Flaschenhals» und verzögern Ihr ganzes Projekt. Führen Sie deshalb Ressourcenabsprachen mit Schlüssel-Projektmitarbeitenden und deren Vorgesetzten bereits in der Phase der Auftragsklärung durch. So stellen Sie sicher, dass die benötigten und kritischen Ressourcen für Ihr Projekt vorhanden sind. 8. Keine oder niedrige Projekt-Priorisierung

Welche Priorisierung hat Ihr Projekt innerhalb des Projektportfolios der Firma? Ist es ein Muss- oder A-Projekt oder womöglich nur ein B- oder C-Projekt? Je höher die Priorisierung Ihres Projektes desto grösser die Chancen für eine erfolgreiche Abwicklung. Eine hohe Projekt-Priorisierung hilft einerseits bei Budgetdiskussionen. Andererseits haben Sie bessere Karten bei Ressourcenkonflikten mit anderen Projekten oder mit der Linie wegen Ihrer Schlüsselprojektmitarbeitenden. 9. Kurze Zeitvorgaben und ungenügendes Projektbudget


Oft haben Sie einen begrenzten Zeitrahmen, um ein Projekt abzuwickeln oder es stehen nicht genügend finanzielle Mittel bereit. Wenn Sie in der Auftragsklärungsphase feststellen, dass die geforderten Ziele in der dafür vorgesehen Zeit und mit dem geplanten Budget nicht erreicht werden können, so «specken Sie die Ziele ab». Das heisst, während der vorgesehen Projektdauer erfüllen Sie nur die «Muss-Kriterien». Die «Soll-Kriterien» sowie «Nice to have-Kriterien» werden in einem Folgeprojekt abgewickelt. Bei IT-Projekten etappieren Sie Ihr Projekt in entsprechende Releases. Vermerken Sie, dass für das Nachfolge-Projekt oder für nachfolgende Releases die finanziellen Mittel neu gesprochen werden. Auch die Projektplanung wird dafür neu erstellt. So haben Sie die Chance, das erste Projekt, resp. Release, gemäss den abgespeckten Zielvorgaben erfolgreich umzusetzen. 10. Ungenügende Projektplanung vor dem Start

Zu guter Letzt: Eine saubere Planung ist zentral für die Durchführung eines Projektes. Nehmen Sie sich hierfür vor dem Projektstart genügend Zeit. Eine gute Grobplanung schon vor Projektstart legt die Basis für die späteren Detailplanungen der einzelnen Projektphasen. Natürlich werden Planungen manchmal «über den Haufen» geworfen oder es gibt Verzögerungen. Doch ohne eine gute Planung können Sie sich auf "Nebengleisen" verlieren und machen unnötige Schlaufen. Wenn Sie jedoch wissen, welches Ihre Etappen auf der Reise sind, werden Sie viel effizienter unterwegs sein. Und denken Sie daran, je mehr Risiken und Ungewissheiten in einem geplanten Projekt vorhanden sind, desto mehr Reserven sind in Bezug auf Zeit, Kosten und Ressourcen einzuplanen. Beherzigen Sie die obigen Punkte und schaffen so gute Voraussetzungen für die erfolgreiche Durchführung Ihres Projektes. Denn: «Im Anfang liegt alles».



Quelle Foto: Diggity Marketing




146 Ansichten0 Kommentare

Aktuelle Beiträge

Alle ansehen